Wil je je administratieve talent graag inzetten voor een organisatie die werkt met en rond nieuwkomers, vrijwilligerswerk, inclusie en maatschappelijk engagement? Ben je een betrokken en nauwkeurige collega? Dan willen wij jou graag in onze compagnie!

VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

Deeltijdse functie (halftijds, 19 uur per week)

Contract van onbepaalde duur of freelance

Werk je al voor een organisatie en wil je meer uren?
Wij delen graag!

WIE ZIJN WE?

Compagnie Cordial is een organisatie die vrijwilligerswerk zoekt voor mensen die nieuw zijn in België.

Waarom? Omdat het een leuke, snelle en flexibele manier is om hun nieuwe stad te ontdekken, mensen te leren kennen en Nederlands te oefenen.

Niet alleen voor nieuwkomers is er een win. De organisaties waar we mee samenwerken en die onze vrijwilligers ontvangen, willen meer inzetten op inclusie en een betere afspiegeling zijn van de superdiverse maatschappij waarin we leven. Als bruggenbouwer streven we naar échte verbinding en bereiden we beide partijen grondig voor op het vrijwilligerswerk.

Onze werking is actief in de regio’s Gent, Brugge/Oostende, Zuid-West-Vlaanderen (kantoor Kortrijk), Leuven, Dender (kantoor Aalst), Brussel en Waasland (kantoor Sint-Niklaas).

Voor onze hoofdzetel (Gent) zijn we op zoek naar een deeltijdse administratieve collega. We zijn flexibel in het aantal uren (circa 19u per week), aantal gewerkte dagen, de combinatie met een andere job, statuut (werknemer, flexijob, freelance).

WAT HOUDT DE FUNCTIE IN?

Je zorgt voor een vlotte en betrouwbare werking van de administratie, financiën, HR-administratie en kantoorbeheer van Compagnie Cordial. Je werkt nauw samen met de zakelijk coördinator en de algemeen coördinator en ondersteunt het team. Je bewaakt dat alles tijdig en correct verloopt.

Financiën

Je betaalt facturen, onkosten en vergoedingen via online banking, maakt facturen op en boekt ze in, volgt openstaande betalingen op.
Je bewaakt afspraken en deadlines rond betalingen en facturatie.
Je ondersteunt bij het aanleveren van gegevens aan de externe boekhouder en voor subsidie afrekeningen.

Administratie

Je maakt rapporten uit de CRM voor collega’s en partners en je bent mee verantwoordelijk voor de datakwaliteit. Je waakt over een GDPR-conforme werking (bewaartermijnen, toegangsrechten,...).
Je beheert de facturatie mailbox, volgt workshop inschrijvingen op en klasseert documenten op de drive.

Je beheert agenda’s en vergaderingen (bestuur, teamdagen) en helpt sporadisch bij presentaties maken (Canva) en verslag maken.

HR

Je zet maandelijks de gewerkte uren, ziekte en verlof klaar voor het sociaal secretariaat en verwerkt onkostennota’s.
Je beheert de personeelsdossiers en het aanwezigheidsregister en bewaakt contractdata.
Je ondersteunt administratief bij vacatures, selecties en opleidingen

Logistiek en kantoorbeheer

Je plaatst bestellingen binnen het afgesproken budget en vraagt offertes op.
Je houdt de inventaris van ICT- en activiteitenmateriaal bij, inclusief uitleen en stockage.
Je ondersteunt logistiek bij teamdagen, vergaderingen en workshops.

WAAR KOM JE TERECHT?

Je werkt op ons kantoor in Gent. Je werkt samen met de zakelijk coördinator en de algemeen coördinator, en je ondersteunt het team.

WIE ZOEKEN WE?

Je bent nauwkeurig en betrouwbaar, werkt gestructureerd en zelfstandig en bewaakt deadlines.
Je neemt initiatief: je signaleert problemen, denkt mee over oplossingen en doet voorstellen.
Je communiceert helder en laagdrempelig, en durft vragen te stellen.
Je gaat discreet om met vertrouwelijke persoonlijke en financiële informatie, en behandelt iedereen respectvol.
Je werkt vlot met digitale tools en Excel, je hebt een basiskennis van boekhouding.

Pluspunten

Een relevante opleiding en/of werkervaring in (HR-)administratie en/of boekhouding
Je kan vlot Nederlands praten en schrijven.
Kennis van andere talen: meertaligheid is een meerwaarde in onze diverse werking.

WAT BIEDEN WE?

Een deeltijdse functie van 19 uur per week, met een contract van onbepaalde duur (of als freelancer), met start vanaf januari 2027.
Een correcte verloning volgens barema B1B in PC 329.01. Relevante anciënniteit kan in onderling overleg worden meegenomen.
Een betrokken team en een organisatie met een maatschappelijke missie, met ruimte om op eigen tempo verantwoordelijkheid op te bouwen en bij te leren.
Flexibele werkuren
Een onkostenvergoeding bij het gebruik van eigen laptop/gsm. Volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.

SOLLICITEREN?

Stuur je CV en je motivatie (via een brief of een filmpje) door naar bart@compagniecordial.be, met wael@compagniecordial.be in cc. Deadline: zondag 22 november 2026.

Enthousiasme en gedrevenheid zijn voor ons belangrijker dan alle competenties die we hier oplijsten. Kan je niet alle vakjes aanvinken? Waag toch je kans, en geef aan waar je nog in wil groeien. Tijdens het gesprek geven wij je een realistisch beeld van de dagelijkse praktijk.

SELECTIEPROCEDURE

Na een eerste selectie op basis van cv en motivatiebrief, laten we weten of je op gesprek kan komen. Eventueel koppelen we er een kleine praktische proef aan vast. De gesprekken vinden plaats in Gent in de week van 30 november.

Heb je vragen? Je kan bellen naar Bart Rogé , 0468 477 657 of mailen naar bart@compagniecordial.be

Meer informatie over onze organisatie vind je via deze website, of neem een kijkje op onze sociale mediakanalen (LinkedIn, Facebook, Instagram)

Vacature: Administratief Medewerker (contract onbepaalde duur of freelance, 50%)